実装技術4月号2013年特別編集版 page 29/50

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35●整理に必要な時間　○整理するには、それなりの時間が必要　○時間を作って、整理にあてるのが重要　○ノートPC を持ち歩けば、移動時間も活用できるし、待　　ち時間を使って整理の時間を捻出することが可能と....

35●整理に必要な時間　○整理するには、それなりの時間が必要　○時間を作って、整理にあてるのが重要　○ノートPC を持ち歩けば、移動時間も活用できるし、待　　ち時間を使って整理の時間を捻出することが可能とな　　る( 例：空港、駅などでの待ち時間、通勤時間)　○ PC を使用できる場所が、『書斎』となる　○メモ用紙などを活用してポイントとなるものを書きと　　め、そのデータを反映する（4）情報整理の実践　整理の一例を紹介しよう。筆者はワープロ時代にロータス123が搭載された日本語ワープロ（写真4）を愛用したことから、PC派に移行する前から表計算ソフトを使う環境にあった。　表計算ソフトのすぐれた点は、表を一度組んでいると、以降、必要となれば簡単かつ自由に『行』『列』を追加できることである。さらにその『行』『列』の幅は自由に拡大、縮小ができ、数値があれば計算式を入れておけば自動計算されることも大きな魅力であった。　このような便利さにみせられて、『情報整理』には表計算ソフトを使うようになった。最初は、日本語ワープロに搭載されていたロータス123を使用した。並行してPCも使い始めていた時期であったものの、PCを使いこなすにはある程度の知識がないとできないという難点があった。そのため、使い勝手の良いロータス123搭載日本語ワープロで表計算ソフトに慣れ親しんだ。簡単なマクロ機能も覚えた。　しばらくすると、日本語ワープロにHDDが搭載されて大量に資料を保存することが可能となった。当時主流であった記憶媒体のFDD1 枚には、0.72MB（2DD）/1.44MB（2HD）しか保存できなかった点から比べれば、大きな進歩であった。FDD 保存からHDD 保存へと移行していった。この時点で、整理方法が激変した。しばらくすると家庭用ワープロでも360MB のHDD 搭載機種も登場した。　このようなOA 機器の進展も手伝い、多くの資料を日本語ワープロに搭載された表計算ソフトで作成するようになった。ワープロで作成した各種の文書データは、PC移行時にはRupo Writer（東芝）という変換ソフトを利用すればPCへ引き継ぐこともできた（図1）。　その後、PCソフトではマイクロソフトからオフィスが発売され、ワード（文書）、エクセル（表計算）、パワーポイント（発表）の3つがあり、表計算ソフトがエクセルであった。ロータス123で作成した資料は、その後、グラフ化機能も含めてマイクロソフトのエクセルへ引き継ぐことができた。その結果、情報整理のエクセルのファイルは前述したようにファイル数が6,200以上にもなったのである。　この表計算ソフトの便利さを紹介しよう。たとえば、新聞のニュース記事に統計データが掲載されていて、この資料は将来、自分に取って有益な情報源となると思ったら、表計算ソフトを使ってそのデータを書き込むのである。たまたま、新聞には2002年と2012年の2つの比較データしか記載されていないが構わない。2002年と2012年のデータを表の中に記載しておけば良い。　後日、同じようなデータに情報誌や新聞などで遭遇した場合に便利である。たとえば情報誌ではさらに詳しく2005年?2012年までのデータが表示されたグラフから新たに2005年?2011年までの数値が得られるので、2005年?2011年のデータを参入できるように表計算ソフトに7 行分を挿入してデータを記入すれば良いのである。事前にグラフ機能を使ってグラフ化しておけば、7年間分のテータを挿入した時点で、グラフにも自動的に反映されて、2003 年?2004 年は歯抜けになるものの2002 年?2012 年までのグラフが自動的に作成される。　もし、完全なデータが必要ならばGoogleやYahooの検索エンジンで調査して歯抜け部分を補うこともできる。また、補って完成した完全なグラフは、コピーして文書（ワード）や発表資料（パワーポイント）にも貼り込むこともできるため、他目的にも活用することが可能となる。大変に便写真4　Lotus123搭載日本語ワープロ（東芝 Rupo JW-98A） 図1　ワープロからPCへ（ソフトの利用変遷）